La strana storia della notifica via PEC delle copie informatiche (dopo la l. 132/2015)

 

Avvocato in Milano e formatore PCT

 

Con la conversione in legge del d.l. n. 83/2015 ad opera della l. 6 agosto 2015, n. 132 (in G.U. n. 192 del 20/8/2015, S.O. n. 50), il legislatore ha introdotto nuove norme – non presenti nel testo originario del decreto – e ha sensibilmente modificato le originarie disposizioni in tema di processo telematico, tentando di recepire alcune osservazioni formulate dai primi commentatori, da associazioni forensi e da rappresentanze istituzionali dell’avvocatura.

Se sotto un certo profilo il legislatore ha colto l’occasione per fugare alcune perplessità sollevate all’indomani della pubblicazione del decreto legge, in altri casi, tuttavia, la riformulazione delle norme ha sollevato nuovi, delicati, problemi interpretativi.

Una delle questioni più dibattute in dottrina e fra gli addetti ai lavori fin dalla pubblicazione in Gazzetta ufficiale della legge di conversione riguarda la possibilità di notificare via posta elettronica certificata copie informatiche. Preliminarmente è opportuno precisare che le nuove disposizioni non incidono in alcun modo sulle notifiche di duplicati: questo tipo di documenti informatici non richiede alcuna attestazione di conformità, ma l’equivalenza al documento originale, da cui sono tratti, deriva dalla loro caratteristica di possederne la stessa sequenza di bit.

L’evoluzione normativa in tema di poteri di autentica di avvocati e ausiliari del giudice

Per comprendere le conclusioni cui sono giunti gli interpreti, è necessario ripercorrere la vicenda che ha portato all’attuale formulazione dell’art. 16-undecies del d.l. n. 179/2012, introdotto dal d.l. n. 83/2015 e modificato dalla legge di conversione.

Per la prima volta nel nostro ordinamento tale disposizione disciplina, in maniera sistematica e tendenzialmente esaustiva, le modalità con cui difensori e ausiliari del giudice possono, nei casi previsti dalla legge, attestare la conformità di una copia al documento da cui è tratta.

In origine il legislatore, con l’art. 3-bis, comma 2, l. n. 53/1994, ha accordato agli avvocati, che notificano in proprio via PEC, il potere di autenticare copie informatiche di documenti analogici a norma dell’art. 22, d.lgs. n. 82/2005 [1] (recante il Codice dell’amministrazione digitale), precisando che l’attestazione va inserita nella relata di notifica (art. 3-bis, comma 5, lett. g, della l. 53/1994).

In seguito, con il comma 9-bis dell’art. 16-bis, d.l. n. 179/2012 (introdotto alla fine di giugno 2014 dal d.l. n. 90/2014), il potere di autenticare copie è stato riconosciuto in relazione agli atti e ai provvedimenti presenti nei fascicoli informatici ed esteso sotto diversi profili:

  • riguardo al fine cui tende la formazione della copia, per il quale non sono state previste particolari limitazioni (per esempio, quella di effettuare una notifica);
  • attribuendo altresì tale potere agli ausiliari del giudice;
  • consentendo la formazione di copie non solo informatiche ma anche analogiche.

L’art. 16-bis non contiene indicazioni su dove vada apposta la dichiarazione di conformità, ragion per cui sia in alcune prassi e protocolli locali, sia in giurisprudenza [2] si è ritenuto che l’attestazione potesse essere inserita anche in un documento informatico diverso da quello che contiene la copia stessa.

Dunque fino all’inizio del 2015, salvo il caso specifico di formazione di copia informatica di un documento cartaceo a fine di notifica via PEC, non v’era alcun dubbio che fosse sempre possibile scegliere dove effettuare l’attestazione.

Tale supposta lacuna – che non aveva dato origine al benché minimo problema interpretativo – viene rapidamente colmata il 12 gennaio 2015 con la pubblicazione in Gazzetta ufficiale del d.p.c.m. 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis , 23-ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005“. Il decreto contiene alcune norme molto dettagliate circa le modalità con cui effettuare l’attestazione di conformità. La dottrina si è animatamente interrogata sull’applicabilità al processo telematico e alle notifiche via PEC del decreto in questione e la maggior parte dei suoi esponenti ha propeso per una risposta affermativa, stante, fra l’altro, l’esplicito riferimento normativo costituito dagli artt. 22 e 23 del codice dell’amministrazione digitale, richiamati dalla l. n. 53/1994.

Gli artt. 4 e 6 del d.p.c.m. 13 novembre 2014 prevedono due modalità con cui effettuare l’attestazione di conformità:

  • l’inserimento nella copia stessa;
  • l’apposizione in un documento separato firmato digitalmente, contenente un riferimento temporale [3] e l’impronta di ogni copia [4].

Già dalle definizioni sopra riportate risulta evidente come la necessità di inserire tali informazioni nella dichiarazione di conformità costringesse difensori e ausiliari ad utilizzare notevoli tecnicismi, che divennero ben presto invisi ai più.

Il nuovo art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012: la formulazione originaria

Per questo motivo il legislatore è intervenuto in via d’urgenza con il d.l. n. 83/2015 con l’intenzione di scongiurare l’applicazione delle Regole tecniche sui documenti informatici nel processo telematico e in sede di notifiche via PEC, individuando direttamente con norma di legge le modalità utilizzabili. A tal fine è stato inserito nel d.l. n. 179/2012 l’art. 16-undecies, rubricato “Modalità dell’attestazione di conformità“.

L’articolo in questione si compone di tre commi. Il primo riguarda la formazione delle copie analogiche, il secondo e il terzo la creazione di copie informatiche: in tutti e tre i commi, le disposizioni introdotte si occupano solo del documento che viene prodotto e si disinteressano del documento di partenza, che può pertanto essere indifferentemente cartaceo o informatico.

Per quanto riguarda la formazione di una copia informatica il legislatore sembra aver voluto introdurre al secondo comma un principio generale: l’attestazione di conformità di una copia informatica “è apposta nel medesimo documento informatico“, vale a dire sulla copia stessa. Il terzo comma concede  in alternativa un’ulteriore possibilità: quella di inserire l’attestazione di conformità in un documento separato. La versione originaria del terzo comma prevedeva, in questo caso, una condizione: il documento informatico separato contenente l’attestazione doveva altresì riportare l’indicazione dei “dati essenziali per individuare univocamente la copia a cui si riferisce“.

Alcuni interpreti hanno ritenuto che una simile formulazione non fosse sufficiente per escludere alla radice la necessità di ricorrere all’impronta e al riferimento temporale per individuare la copia. Come già affermato in questo articolo all’indomani della pubblicazione del d.l. n. 83/2015 in Gazzetta ufficiale, chi scrive ritiene che la versione originale dell’art. 16-undecies consentisse di evitare il ricorso a tali strumenti informatici, senza peraltro precluderne l’utilizzo: per identificare univocamente la copia, infatti, sarebbe stato sufficiente, per esempio, indicare nella dichiarazione di conformità il nome del file che conteneva la copia, completo di estensione. Va, infatti, ricordato come tali attestazioni si riferiscano a copie utilizzate a fini di notifica o deposito telematico e, pertanto, si trovano sempre all’interno dello stesso messaggio di posta elettronica certificata, che contiene anche la copia cui si riferiscono. Il depositante o il notificante hanno sempre la possibilità di scegliere il nome del file che contiene la copia.

Le modifiche all’art. 16-undecies apportate in sede di conversione

In ogni caso le perplessità manifestate da parte della dottrina non sono rimaste inascoltate e la legge di conversione n. 132/2015, in una sorta di involontaria nemesi del legislatore, ha modificato il terzo comma dell’art. 16-undecies richiedendo che l’individuazione della copia avvenga “esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia“.

Tali specifiche tecniche non sono state ancora emanate, rendendo di fatto impossibile fino alla loro pubblicazione attestare la conformità di una copia su documento separato. È comunque immediatamente applicabile il comma 2 dell’art. 16-undecies circa l’apposizione della dichiarazione di conformità direttamente sulla copia.

L’attestazione di conformità delle copie informatiche destinate alla notifica via PEC

Rimane, tuttavia, problematica la questione delle copie destinate alla notifica: l’inciso finale del terzo comma dell’art. 16-undecies precisa che “Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione“. Tale periodo è stato interpretato nel senso che in caso di notifica l’attestazione di conformità debba sempre e comunque essere inserita nella relata e dunque in un documento separato, con la conseguenza che in mancanza delle specifiche tecniche non si possono notificare copie informatiche di originali analogici o informatici.

Ci si deve, dunque, rassegnare ed aspettare pazientemente le specifiche tecniche, rispondendo negativamente al quesito iniziale?

Una proposta interpretativa innovativa dell’art. 16-undecies, c. 3

Leggendo più attentamente l’art. 16-undecies si può, forse, arrivare ad una conclusione differente, da tenere presente, de iure condendo, anche quando saranno finalmente pubblicate le specifiche tecniche.

Il terzo comma dell’art. 16-undecies prevede, infatti, che l’attestazione di conformità possa essere alternativamente apposta su documento separato: alternativamente a quanto indicato nel comma due, che disciplina l’attestazione inserita nella copia stessa. Quindi l’attestazione su documento separato costituisce una facoltà alternativa rispetto alla regola generale di inserimento sul medesimo documento, come, del resto, ha sempre fatto il cancelliere con le copie cartacee.

Una simile impostazione non cambia nemmeno per le notifiche, cui è dedicato l’inciso finale del terzo comma. Tale precisazione può essere infatti interpretata non tanto nel senso di imporre una particolare modalità di attestazione se la copia è destinata alla notifica, ma in quello di indicare dove vada inserita la dichiarazione nel caso in cui il difensore o l’ausiliario optino per la facoltà prevista dal terzo comma, vale a dire per l’attestazione su documento separato. Ma la norma di per sé non esclude che il difensore notificante inserisca la dichiarazione direttamente sulla copia notificata.

D’altra parte anche la stessa collocazione della disposizione, come inciso finale del terzo comma, mal si concilia con un’interpretazione volta ad assurgerla come modalità speciale di attestazione nel caso di notifica via PEC. Le modalità restano due, a scelta del difensore o dell’ausiliario: sulla copia, come previsto dal secondo comma; o in documento separato, nel rispetto delle specifiche tecniche, come indicato dal terzo. In quest’ultimo caso, se si tratta di notifica, l’attestazione dovrà necessariamente essere inserita nella relata e non potrà stare in un ulteriore, diverso, documento.

Quindi al momento, anche in assenza delle specifiche tecniche, sembrerebbe possibile notificare via PEC copie informatiche di originali informatici, quali sono, per esempio, gli atti e i provvedimenti presenti all’interno dei fascicoli informatici.

Le copie informatiche di originali cartacei

Con riferimento alle copie informatiche di originali cartacei non si può, tuttavia, trascurare un dato testuale: l’art. 3-bis della legge n. 53/1994 alla lett. g) del comma 5 prevede quale contenuto indefettibile della relazione di notificazione “l’attestazione di conformità di cui al comma 2“, in altri termini l’attestazione di conformità della copia informatica all’originale cartaceo.

In tal caso l’interpretazione proposta dell’art. 16-undecies sembra scontrarsi con un esplicito riferimento testuale in senso contrario. In effetti tale disposizione, più che simbolo di una reale volontà del legislatore volta ad imporre per le notifiche una particolare modalità di attestazione, appare una svista frutto di un retaggio “storico”.

Conclusioni

Le disposizioni in materia di poteri di autentica di difensori e ausiliari non sono scaturite da un disegno organico e sistematico del legislatore, ma sono state progressivamente introdotte e modificate estendendone sempre più l’ambito di applicazione. In tale opera di produzione normativa il coordinamento fra le varie regole introdotte si è fatto sempre più difficile.

Si è partiti con le modifiche alla l. 53/1994 risalenti alla fine del 2012 che hanno timidamente consentito ai soli avvocati di formare esclusivamente copie informatiche di originali cartacei. Tale potere è stato successivamente esteso, da un punto di vista oggettivo, alle copie cartacee e informatiche di atti e provvedimenti presenti nei fascicoli informatici e, sotto il profilo soggettivo a pubblici dipendenti, con i quali la pubblica amministrazione sta in giudizio personalmente, e agli ausiliari del giudice. Infine, con l’art. 16-decies d.l. n. 179/2012, è stato attribuito a tali soggetti il potere di attestazione di conformità di copie informatiche di qualsiasi atto o provvedimento cartaceo detenuto in originale o in copia conforme al fine del deposito telematico.

In realtà l’intento del legislatore, emergente da un’analisi complessiva delle disposizioni introdotte con il d.l. 83/2015 e relativa legge di conversione, sembra quello di voler andare verso una razionalizzazione e coordinamento delle disposizioni esistenti, superando la frammentazione originaria. La strada è ancora lunga, ma un primo passo è stato compiuto almeno riguardo alle modalità con cui effettuare le attestazioni di conformità, introducendo l’art. 16-undecies, che si pone come norma generale sul punto.

In tal senso va anche la modifica apportata all’art. 3-bis, comma 2, della l. n. 53/1994 che rinvia, quanto alle attestazioni di conformità per il caso specifico previsto dalla norma stessa, alle modalità stabilite proprio dall’art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012. Si noti peraltro il plurale utilizzato dal nuovo testo della disposizione, che si giustifica, in effetti, in quanto l’art. 16-undecies prevede, ai commi due e tre, diversi modi per l’attestazione di conformità della copia informatica.

Il riferimento alla relata di notifica contenuto nell’art. 3-bis, comma 5, alla luce delle presenti considerazioni, va pertanto interpretato come una mera svista. È, tuttavia, opportuno e urgente che il legislatore intervenga al più presto, coordinando il comma in questione con le nuove disposizioni introdotte. In tal modo si consentirebbe agli avvocati di utilizzare, anche in relazione alle copie informatiche di originali cartacei, uno strumento fondamentale quali sono le notifiche via PEC, senza alcun timore di vedersi sollevare eccezioni o di sentirle dichiarare nulle, quando ormai è troppo tardi per procedere alla rinnovazione. Se l’ostacolo può essere superato in via interpretativa per le copie informatiche di originali informatici, per quelle estratte da originali cartacei la lettera della legge va in senso opposto: una modifica legislativa in tal senso potrebbe costituire un ulteriore passo verso la realizzazione di un sistema normativo più semplice, chiaro e di facile attuazione.

 

Note


[1 ] Cfr. art. 3-bis, comma 2, l. n. 53/1994, introdotto dalla l. 228/2012.   [torna su]

[3] Definito – nel Glossario contenuto nell’Allegato 1 al decreto – come l'”informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento“.   [torna su]

[4 ] Da intendersi “la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash“.   [torna su

 

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