di Elisabetta Zimbè Zaire – Avvocato in Busto Arsizio
L’introduzione delle modifiche all’art. 25-bis, comma 5-bis, del D.Lgs. 546/1992, ad opera dell’art. 16 del D.Lgs. 81/2025, segna un momento di svolta nella gestione del Processo Tributario Telematico (PTT), in particolare per quanto riguarda l’obbligo di attestazione di conformità dei documenti analogici. Con efficacia dal 13 giugno 2025, il legislatore interviene per dirimere i dubbi interpretativi e operativi che, fino ad oggi, hanno gravato sull’attività dei difensori.
L’articolo analizza il contenuto e le ragioni di tale riforma, ponendo in luce le differenze con la disciplina precedente e le stringenti conseguenze in caso di inosservanza.
Dal concetto di “originale” al “documento analogico detenuto”: La semplificazione efficace
La disciplina pro-tempore vigente, richiedendo l’attestazione di conformità all’“originale”, aveva ingenerato significative difficoltà operative. Il concetto di “originale” risultava spesso ambiguo nel contesto di documenti formati e circolanti al di fuori dell’ambito processuale (ad esempio, atti formati dal cliente o da terzi), esponendo il professionista al rischio di inutilizzabilità probatoria del documento in assenza di una prova granitica del possesso dell’atto in forma “originaria”.
La nuova formulazione: conformità tra analogico e PDF
La modifica normativa interviene con chiarezza: l’attestazione di conformità non è più riferita all’introvabile “originale”, ma semplicemente alla corrispondenza tra:
- Il documento cartaceo analogico detenuto dal difensore (ad esempio, la fotocopia o l’originale consegnato dal cliente).
- La sua riproduzione informatica in formato PDF depositata nel fascicolo telematico.
Questa riformulazione mira a garantire la fedeltà del processo di digitalizzazione del documento, focalizzandosi sulla responsabilità del difensore nel passaggio dalla carta al file, a prescindere dal possesso o meno dell’atto originale di formazione.
Per comprendere appieno la portata della modifica, consideriamo un caso tipico.
Immaginiamo che il difensore debba depositare, a sostegno del ricorso, una Fattura di Acquisto e un Estratto Conto Bancario. Spesso, il cliente consegna al professionista non l’originale della fattura, ma solo una fotocopia semplice.
Prima del 13.06.2025 (Regime Precedente): Il difensore doveva attestare la conformità all’“originale”. Nel caso della fattura (fotocopia), la richiesta creava un forte rischio di inutilizzabilità, poiché il difensore non deteneva l’originale.
Dopo il 13.06.2025 (Nuovo Regime): Il difensore deve semplicemente attestare la corrispondenza perfetta tra il file PDF depositato nel fascicolo telematico e il documento cartaceo analogico che possiede in studio. Nel caso della fattura (fotocopia), il difensore attesterà che il PDF della fattura è fedele alla fotocopia cartacea che gli è stata consegnata dal cliente. Non è più rilevante se quella fotocopia sia l’originale o una copia, purché il PDF sia una riproduzione esatta del documento analogico detenuto.
Il modo in cui questo si traduce in pratica è nella formula che il difensore deve utilizzare nel file di attestazione separato (firmato digitalmente).
Prima (Focus sull’Originale):
“Il sottoscritto attesta la conformità della copia informatica al documento analogico originale ai sensi dell’art. 22, c. 2, CAD.”
(La formula creava l’onere implicito di possedere l’originale).
Dopo il 13.06.2025 (Focus sul Detenuto):
“Il sottoscritto attesta, ai sensi dell’art. 25-bis, comma 5-bis D.Lgs. 546/1992, la conformità della copia informatica del documento [esempio fattura] al documento analogico detenuto in studio.”
La modifica della formula da “originale” a “documento analogico detenuto dal difensore” è il veicolo giuridico della semplificazione e circoscrive legalmente l’oggetto della sua pubblica fede.
La responsabilità del difensore si concentra, quindi, sulla fedeltà del processo di digitalizzazione (dalla carta al PDF), liberandolo dall’onere, spesso impossibile, di garantire la disponibilità dell’originale assoluto del documento formato da terzi.
Le condizioni di validità: obbligo, forma e sanzione
La nuova disciplina cristallizza gli aspetti procedurali essenziali per l’efficacia probatoria dei documenti digitalizzati:
A. L’obbligo:
L’obbligo di attestazione riguarda esclusivamente gli atti e i documenti formati su supporto analogico che vengono introdotti nel fascicolo telematico. Gli atti nativi digitali, ovviamente, sono esenti.
L’attestazione deve essere redatta:
- In un file informatico separato (non apposta in calce o sul documento stesso).
- Firmata digitalmente dal difensore, che in questa veste assume la qualifica di pubblico ufficiale (art. 25-bis, c. 5, D.Lgs. 546/1992).
B. La forma:
La norma richiede il deposito contestuale dell’attestazione separata all’atto processuale cui si riferisce (ricorso, memoria, produzione documentale). La mancata contestualità potrebbe inficiare la regolarità del deposito documentale.
C. La sanzione di inutilizzabilità
La sanzione per l’inosservanza di tale obbligo è di natura radicale: il giudice “non tiene conto” degli atti e dei documenti su supporto cartaceo dei quali non è depositata la copia informatica munita di attestazione di conformità.
Questa è una vera e propria sanzione di inutilizzabilità, non sanabile, che colpisce il valore probatorio del documento. L’importanza del rigore formale, quindi, non è attenuata, ma anzi rafforzata da questa previsione.
L’impatto della Giurisprudenza recente: il monito delle CGT
L’importanza dell’attestazione di conformità, anche sotto la vigenza della precedente (e più ambigua) formulazione, è stata recentemente ribadita dalla giurisprudenza di merito.
Le recenti sentenze della CGT di Padova (n. 237/2025) e della CGT di Agrigento (n. 1818/2025) hanno posto un chiaro monito sulla necessità della regolarità formale dei depositi nel PTT, precludendo l’utilizzo in giudizio di atti e documenti privi della prescritta attestazione di conformità all’originale (nella sua versione pro-tempore).
Queste decisioni confermano la linea di rigore del giudice tributario sulla regolarità del deposito telematico e anticipano l’applicazione rigorosa della sanzione di inutilizzabilità prevista dalla nuova norma a partire dal 13.06.2025.
La gestione efficiente del fascicolo telematico e le fasi operative nel SIGIT
La riforma del 25-bis, c. 5-bis, D.Lgs. 546/1992, pur semplificando l’oggetto dell’attestazione (dal complesso “originale” al gestibile “documento analogico detenuto”), non riduce l’onere formale a carico del difensore. Al contrario, essa eleva l’attestazione a condizione essenziale per l’utilizzabilità del documento analogico nel PTT.
A. Preparazione e firma digitale dei file
- Documento originale (PDF): Si scansiona il documento cartaceo detenuto dal difensore (Fattura_Acquisto.pdf).
- Attestazione separata: Si crea un file ad hoc (spesso in formato .pdf o .xml), contenente la formula dichiarativa (quella che fa riferimento al “documento analogico detenuto”).
- Firma: Questo file di attestazione separata è obbligatoriamente firmato digitalmente dal difensore (Pubblico Ufficiale).
B. Costruzione della busta telematica
Il difensore utilizza il software di supporto per la creazione della busta telematica, che è l’equivalente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno.
- Aggregazione: All’interno della busta vengono inseriti:
- L’atto processuale principale (Ricorso, Memoria, ecc.).
- Il documento scansionato (Fattura_Acquisto.pdf).
- Il file dell’attestazione di conformità firmato digitalmente.
- Metadati: Il sistema SIGIT collega il documento scansionato alla sua attestazione all’interno del file di metadati (DatiAtto.xml), garantendo che il fascicolo telematico registri in modo univoco che quel PDF deriva da un atto analogico regolarmente attestato.
C. Deposito contestuale
Il requisito di deposito contestuale viene soddisfatto dall’invio unitario di tutti questi elementi nella stessa busta telematica tramite il SIGIT. La ricevuta di accettazione (PEC) attesta la data e l’ora in cui tutti i documenti, inclusa l’attestazione, sono stati depositati congiuntamente.
Conseguenza della mancanza: Qualora l’attestazione separata firmata digitalmente non sia inclusa nella busta, il deposito del documento PDF è formalmente irregolare. Il giudice non potrà sanare l’omissione e dovrà applicare la sanzione di inutilizzabilità del documento, privando la parte della prova.
Questa rigorosità procedurale, unita alla chiarezza sul “documento detenuto”, definisce il nuovo standard operativo per il difensore tributario.
Inoltre, il nuovo testo ribadisce un principio di efficienza processuale: gli atti e i documenti già introdotti nel fascicolo telematico non devono essere nuovamente depositati nelle fasi o nei gradi successivi di giudizio. Questo favorisce la celerità e l’economia processuale, a patto che il deposito iniziale sia stato effettuato con la dovuta attestazione di conformità.
I professionisti sono quindi chiamati ad adottare procedure standardizzate e rigorose per la digitalizzazione e l’attestazione dei documenti, garantendo che l’ingresso dei documenti analogici nel PTT avvenga sempre con il triplice requisito: copia PDF, attestazione separata firmata digitalmente, e deposito contestuale.
