di Elisabetta Zimbè Zaire – Avvocato in Busto Arsizio
PDF o EML? La questione è processuale, non soltanto tecnica
Nel processo tributario telematico continua a porsi una questione di immediato interesse pratico: la prova della notificazione a mezzo PEC deve essere necessariamente depositata nel formato nativo EML oppure può essere documentata anche mediante ricevute prodotte in PDF?
Il problema non è meramente informatico. In alcune decisioni la mancata produzione delle ricevute PEC nel formato nativo è stata valorizzata ai fini dell’ammissibilità del ricorso o dell’impugnazione. La giurisprudenza di legittimità intervenuta nel 2026 impone, tuttavia, di distinguere il formato del file dalla concreta funzione probatoria della documentazione depositata.
PCT e PTT: discipline diverse
Il primo dato da tenere presente è la distinzione tra Processo Civile Telematico (PCT) e Processo Tributario Telematico (PTT). Il PTT è regolato, sul piano tecnico, dal D.M. 23 dicembre 2013, n. 163 e dalle specifiche tecniche adottate con decreto del Direttore generale delle finanze del 4 agosto 2015, successivamente aggiornate. Per quanto qui rileva, il decreto del Direttore generale delle finanze del 21 aprile 2023 ha modificato l’art. 10 delle specifiche tecniche del PTT. Il ricorso e gli altri atti processuali informatici possono essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale in formato CAdES (.p7m) o PAdES (.pdf); i documenti informatici allegati possono invece essere prodotti nei formati PDF/A-1a, PDF/A-1b, TIFF ed EML.
Questo dato non consente, da solo, di affermare una perfetta equivalenza probatoria tra PDF ed EML. Il file EML conserva il messaggio PEC nella sua struttura nativa e permette verifiche tecniche più complete. La questione giuridicamente rilevante è, invece, se la mancata produzione del formato nativo possa determinare automaticamente l’inammissibilità quando l’avvenuta e tempestiva notificazione risulti comunque dimostrata.
La Circolare 1/DF/2019 e il rapporto con la L. 53/1994
Un riferimento operativo importante è costituito dalla Circolare n. 1/DF del 4 luglio 2019 del Dipartimento delle finanze. Al paragrafo 4.2 la Circolare chiarisce che al processo tributario non trova applicazione, in via generale, la disciplina delle notificazioni in proprio degli avvocati prevista dalla L. 21 gennaio 1994, n. 53, richiamando sul punto Cass. nn. 17941/2016, 15109/2018 e 8560/2019.
La conclusione non deve però essere formulata in termini assoluti. L’art. 16, comma 3, D.L. 119/2018 richiama espressamente l’art. 9, commi 1-bis e 1-ter, L. 53/1994 quando, nel processo tributario, non sia possibile fornire con modalità telematiche la prova di una notificazione o comunicazione eseguita tramite PEC. La L. 53/1994, quindi, non governa in via generale le notificazioni del PTT, ma singole sue disposizioni possono trovare applicazione quando il legislatore tributario le richiami espressamente.
Il paragrafo 4.3 della stessa Circolare disciplina la prova delle notificazioni PEC. La ricevuta può essere mantenuta nel formato nativo EML; può essere salvata in PDF/A con attestazione di conformità ai sensi dell’art. 23-bis, comma 2, del Codice dell’amministrazione digitale, opzione che la Circolare indica come riservata ai pubblici ufficiali; oppure può essere salvata in PDF/A senza espressa attestazione, con la stessa efficacia probatoria dell’originale se la conformità non è espressamente disconosciuta.
Per il difensore, dunque, il tema è anche probatorio: occorre verificare quale documentazione sia stata prodotta, quale fatto debba essere dimostrato e se la controparte abbia formulato uno specifico disconoscimento.
Cass. n. 16189/2023: il precedente riguarda il PCT
Nella giurisprudenza sul tema viene frequentemente richiamata Cass., Sez. III civ., ord. 8 giugno 2023, n. 16189. La pronuncia esiste ed è effettivamente relativa alla prova di una notificazione eseguita mediante PEC, ma opera nell’ambito del processo civile telematico.
La Corte, facendo applicazione delle regole tecniche del PCT, attribuisce rilievo al deposito dell’atto notificato, delle ricevute di accettazione e consegna nei formati EML o MSG e dei dati identificativi previsti dal sistema. La stessa ordinanza, tuttavia, riconosce la sanatoria della nullità quando la tempestiva consegna risulti comunque provata sulla base di altri elementi acquisiti al giudizio.
Ne deriva che Cass. n. 16189/2023 non può essere automaticamente trasformata in una regola propria del processo tributario secondo cui l’assenza dell’EML comporterebbe necessariamente l’inammissibilità: il precedente deve essere letto nel contesto normativo e tecnico del PCT.
Cass. n. 1779/2026: il rilievo della mancata contestazione
Con l’ordinanza 26 gennaio 2026, n. 1779, la Sezione tributaria della Cassazione ha affrontato direttamente la prova della notificazione nel PTT mediante documentazione prodotta in PDF. La Corte ha ritenuto erroneo l’approccio dei giudici di merito che avevano considerato indispensabile il formato nativo.
La Cassazione ha precisato che, quando la controparte abbia omesso di formulare obiezioni sulla conformità, è sufficiente il deposito di copie semplici dei messaggi e delle ricevute PEC. L’attestazione di conformità resta invece necessaria quando l’intimato non svolga attività difensiva oppure quando la conformità della copia all’originale sia espressamente contestata.
Il principio ridimensiona il rilievo della sola estensione del file e valorizza l’effettiva capacità probatoria della documentazione prodotta, oltre al comportamento processuale della controparte.
Cass. n. 22668/2026: il limite al formalismo eccessivo
Ancora più specifica è Cass., Sez. trib., ord. 3 luglio 2026, n. 22668, relativa alla prova della notificazione dell’appello e al deposito delle ricevute PEC in PDF anziché nel formato digitale nativo.
La Corte ha interpretato l’art. 22 D.Lgs. 546/1992 alla luce dell’art. 6 CEDU, richiamando l’esigenza di evitare formalismi sproporzionati rispetto allo scopo della disposizione. Quando le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna siano state tempestivamente depositate in PDF e la data della notificazione risultante dalla documentazione non sia specificamente contestata, l’appello non può essere dichiarato inammissibile per il solo mancato deposito del formato digitale nativo, anche in assenza di una specifica dichiarazione di conformità.
La decisione valorizza, quindi, la funzione dell’adempimento: la documentazione deve consentire al giudice di verificare tempestività e ritualità della notificazione, senza che il requisito tecnico diventi un ostacolo sproporzionato all’accesso alla tutela giurisdizionale.
Cass. n. 32316/2025: un precedente da leggere nel suo specifico contesto
Cass., Sez. trib., ord. 11 dicembre 2025, n. 32316 viene talvolta richiamata a sostegno di un orientamento più rigoroso. Nel giudizio esaminato era in discussione anche il rituale deposito della documentazione relativa alla notificazione dell’appello. Nella motivazione la Corte richiama inoltre, per il distinto profilo della tempestività del deposito telematico, il principio secondo cui la sola PEC di esito dei controlli non è sufficiente: quando è contestata la tempestività del deposito occorre la PEC di consegna in formato MSG o EML, perché solo questa consente di verificare che cosa e quando sia stato depositato.
La pronuncia va pertanto maneggiata con cautela e non può essere ridotta, senza ulteriori precisazioni, alla formula secondo cui nel processo tributario la prova di ogni notificazione richiederebbe sempre il formato EML. Occorre mantenere distinti il perfezionamento e la prova della notificazione alla controparte dal diverso profilo della tempestività del deposito nel sistema telematico.
Irregolarità tecniche del deposito e regolarizzazione
Un ulteriore riferimento è l’art. 16-bis, comma 4-bis, D.Lgs. 546/1992, introdotto dal D.Lgs. 220/2023. La disposizione stabilisce che la violazione delle norme sulle modalità telematiche e delle vigenti norme tecniche del PTT non costituisce causa di invalidità del deposito, salvo l’obbligo di regolarizzarlo nel termine perentorio stabilito dal giudice. In base alla disciplina transitoria del D.Lgs. 220/2023, questa modifica si applica ai giudizi instaurati in primo e in secondo grado con ricorso notificato successivamente al 1° settembre 2024. La norma riguarda, tuttavia, le irregolarità del deposito telematico e non costituisce una sanatoria generalizzata di qualsiasi vizio della notificazione. Per il difensore è quindi essenziale distinguere il vizio che incide sulla notificazione o sulla relativa prova da quello che riguarda esclusivamente le modalità di deposito della documentazione nel fascicolo telematico, poiché da tale qualificazione dipende l’individuazione della disciplina applicabile e delle eventuali possibilità di regolarizzazione.
La regola pratica per il difensore
Alla luce dell’attuale quadro normativo e giurisprudenziale, non appare sostenibile alcun automatismo tra il mancato deposito del file EML e la declaratoria di inammissibilità del ricorso o dell’appello. La valutazione deve essere compiuta alla luce della fattispecie concreta, della documentazione prodotta, dell’eventuale contestazione della controparte e dello specifico adempimento processuale in discussione.
In particolare, occorre verificare:
- se siano state prodotte le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna;
- se dalla documentazione risulti in modo verificabile la data della notificazione;
- se la controparte abbia contestato specificamente la conformità delle copie;
- se il vizio riguardi la notificazione o la prova della stessa, oppure il distinto profilo del deposito telematico;
- se siano state applicate le specifiche tecniche proprie del PTT oppure regole elaborate nell’ambito del PCT;
- ove ricorra un’irregolarità del deposito telematico e la disposizione sia applicabile ratione temporis, se debba trovare applicazione il meccanismo di regolarizzazione previsto dall’art. 16-bis, comma 4-bis, D.Lgs. 546/1992.
Sul piano prudenziale, il deposito delle ricevute PEC anche nel formato nativo EML rimane la soluzione più sicura, poiché consente una verifica più completa dei dati del messaggio e riduce il rischio di contestazioni. La cautela professionale, tuttavia, non coincide con l’esistenza di una causa automatica di inammissibilità.
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