di Luca Frabboni – Maat srl
Con l’obbligo di utilizzare il Processo Civile Telematico (PCT) previsto dalla riforma Cartabia, dal 28 febbraio 2023 anche i Comuni, le Pubbliche Amministrazioni e gli enti pubblici sono tenuti ad adeguarsi a una gestione digitale degli atti giudiziari. Tale obbligo è scattato il 30 giugno 2023 anche per le procedure davanti Giudice di Pace ed al Tribunale per i Minorenni. Questo cambiamento non è solo normativo, ma anche organizzativo e operativo, e richiede un’attenzione particolare ai passaggi necessari per garantire l’adeguamento.
Di seguito, illustreremo i passaggi fondamentali per attivare il Processo Civile Telematico, con esempi pratici e strumenti utili per affrontare questa transizione.
1. Censimento del Comune sul Registro PP.AA. e REGINDE
Il primo passo per abilitare un Comune o una Pubblica Amministrazione al deposito telematico è il censimento sui registri ufficiali:
- Registro delle Pubbliche Amministrazioni (PP.AA.): il Comune deve essere censito su registro PP.AA. inviando lo specifico modulo di censimento al Ministero della Giustizia, indicando il funzionario addetto al censimento e le specifiche articolazioni o aree organizzative omogenee.
- REGINDE (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici): è fondamentale, una volta avvenuta la conferma del censimento da parte del Ministero che il funzionario precedentemente indicato comunichi telematicamente tramite l’apposita area riservata del Portale dei Servizi Telematici (pst.giustizia.it) la PEC dell’ente abilitata al deposito telematico in modo che sia inserita su REGINDE. Tale PEC sarà utilizzata sia per il deposito degli atti telematici, che per la ricezione di comunicazioni e notifiche da parte degli Uffici Giudiziari. Andranno poi inseriti, sempre nella stessa area riservata i nominativi dei funzionari abilitati al Processo Telematico.
Esempio pratico:
Una polizia locale che intende depositare telematicamente costituzioni, nell’ambito di procedimenti di opposizione alla sanzione amministrativa in materia di circolazione stradale davanti al Giudice di Pace, dovrà assicurarsi che la PEC della polizia locale sia inserita nel REGINDE e che gli incaricati siano abilitati a utilizzare il sistema telematico per tali depositi.
2. Strumenti Necessari
Per operare efficacemente nel Processo Civile Telematico, il Comune deve dotarsi di strumenti adeguati:
- PEC (Posta Elettronica Certificata): una casella PEC dedicata, abilitata al deposito telematico, che rispetti i requisiti normativi. Per motivi di privacy e sicurezza è importante utilizzare una casella PEC specifica per ogni area organizzativa, pertanto servirà una casella PEC per la polizia locale ed una differente casella PEC per i servizi sociali del Comune.
- Firma digitale: ogni operatore che deposita atti deve disporre di un dispositivo per la firma digitale (es. smart card, token USB o firma remota). La firma digitale è essenziale per autenticare documenti e atti giudiziari.
- SPID o CNS: sono le credenziali necessarie per poter accedere e farsi riconoscere come utenti abilitati al processo telematico su PST e nei punti di accesso privati.
- Applicativo per il Processo Civile Telematico: un programma per preparare e inviare telematicamente gli atti (es. busta telematica) agli uffici giudiziari. Questi strumenti devono essere conformi alle specifiche tecniche ministeriali. I programmi più avanzati non si limitano a predisporre la busta per il deposito telematico ma hanno anche funzioni aggiuntive, quali la gestione e la consultazione telematica dei fascicoli giudiziari.
Esempio pratico:
I servizi sociali che devono depositare relazioni presso il Tribunale per i Minorenni dovranno utilizzare uno specifico PCT per generare la busta telematica, firmare digitalmente il documento e inviarlo tramite la propria PEC dedicata all’Ufficio Giudiziario di destinazione.
3. Formazione del Personale
Un aspetto cruciale è garantire che gli incaricati siano adeguatamente formati. La formazione deve riguardare:
- L’utilizzo degli strumenti (PEC, firma digitale, software per il processo telematico).
- Le regole e le specifiche tecniche del Processo Civile Telematico Le procedure operative per il deposito degli atti telematici.
- La gestione delle notifiche telematiche e delle ricevute di avvenuta consegna.
Esempio pratico:
Presso un’ASST, gli operatori amministrativi devono essere formati per inviare telematicamente le relazioni tecniche richieste dal Tribunale, evitando ritardi o errori procedurali.
Approfondimento: obbligo di deposito telematico per Ospedali e ASST (profili normativi e applicativi)
L’obbligo di deposito telematico degli atti giudiziari, introdotto dalla disciplina del Processo Civile Telematico (PCT) e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), coinvolge una vasta gamma di enti pubblici, tra cui ospedali e Aziende Socio-Sanitarie Territoriali (ASST). Tali enti devono garantire la conformità alle disposizioni in materia di digitalizzazione dei procedimenti, utilizzando strumenti tecnologici per assicurare efficienza e trasparenza amministrativa, come richiesto dall’art. 97 della Costituzione e dal D.M. n. 44/2011.
Ospedali e ASST contribuiscono alla gestione telematica dei procedimenti giudiziari civili, in particolare per la tutela dei soggetti vulnerabili, attraverso il deposito di specifici atti:
1. Relazioni sanitarie per le Amministrazioni di Sostegno (art. 405 c.c.). Questi documenti, essenziali per i procedimenti di amministrazione di sostegno, includono: relazioni cliniche predisposte da medici e specialisti sanitari, contributi socio-assistenziali forniti da assistenti sociali, adempimenti amministrativi, gestiti dal personale addetto al deposito telematico tramite PEC, firma digitale e software PCT.
2. Depositi in Procedimenti Civili
Ospedali e ASST sono spesso parte attiva in contenziosi relativi a responsabilità medica, danni derivanti da prestazioni sanitarie o accertamenti tecnici d’ufficio (CTU).
3. Segnalazioni per Minori e Soggetti Fragili (art. 336 c.c.)
Ai sensi della normativa sul Tribunale per i Minorenni, gli enti sanitari depositano segnalazioni obbligatorie relative a maltrattamenti, disagio sociale o necessità di tutela giuridica per soggetti incapaci. La redazione coinvolge: asssistenti sociali, per l’elaborazione del quadro complessivo, medici, per la valutazione clinica e diagnostica.
Gli enti sanitari sono chiamati a gestire telematicamente una vasta gamma di atti, tra cui: documenti tecnici, come certificazioni mediche e relazioni per CTU in contenziosi civili; relazioni sanitarie e referti medici, spesso richiesti nei procedimenti di interdizione o amministrazione di sostegno; comunicazioni obbligatorie, relative a situazioni di rischio per minori o soggetti fragili.
Maat LegalPaperless: il partner strategico per Comuni ed Enti Pubblici nel Processo Civile Telematico
Maat LegalPaperless fornisce consulenza specialistica e supporto operativo per agevolare la digitalizzazione e ottimizzazione delle procedure legali e amministrative e si pone al fianco degli enti pubblici e delle amministrazioni locali per guidarli con competenza e professionalità nell’implementazione del Processo Civile Telematico (PCT).
La sua missione è offrire un’assistenza su misura, pensata per rispondere alle esigenze specifiche di Comuni ed altri enti pubblici. Grazie a una consolidata esperienza e alla presenza di un team altamente qualificato, composto da esperti in informatica giuridica e giudiziaria, è in grado di supportare ogni fase del processo di transizione al digitale.
Tra i suoi servizi, spiccano:
- Consulenza personalizzata per la pianificazione e l’implementazione del PCT.
- Formazione specifica per il personale amministrativo e tecnico, volta a garantire una piena comprensione e utilizzo degli strumenti digitali.
- Assistenza continuativa per la risoluzione di problematiche operative e normative legate al Processo Telematico.
- Strumenti operativi per il Processo telematico e software PCT per il deposito telematico.