di Filippo Pappalardo
Referente PCT Unione Lombarda Ordini Forensi

“Le nuove responsabilità dell’avvocato telematico” è un tema che deve essere analizzato sia sul piano operativo (in senso tecnico e pratico) che su quello giuridico, al fine di affermare l’importanza e la necessità di darne effettiva applicazione nella vita di tutti i giorni da parte dei singoli professionisti avvocati.

Oltre a sfruttare le conoscenze tipiche dalle quali un professionista deve poter e saper attingere, costruite in anni di studi e frutto di molteplici esperienze, l’avvocato moderno ha la responsabilità di aggiornarsi, acquisire competenze specifiche e dimestichezza anche con terminologie e strumenti propri di altri settori, non tradizionalmente legati a materie umanistiche come, ad esempio, l’informatica in generale e l’informatica giuridica e giudiziaria in particolare.

L’avvocato di oggi deve sapere cos’è una firma digitale e qual è il suo valore giuridico, distinguere un messaggio di posta certificata da uno non certificato, conoscere almeno le definizioni più importanti richiamate dal Codice dell’Amministrazione Digitale e delle norme primarie e tecniche del processo telematico.

E’ compito dell’avvocato non abdicare su questo fronte rinunciando a priori a conoscenze da considerare, ormai, parte integrante del proprio bagaglio professionale.

A ciò si deve aggiungere una capacità di gestione idonea a organizzare o riorganizzare lo studio legale tenendo conto, in senso lato, dell’impatto che la tecnologia impone nella vita quotidiana di tutti coloro che lavorano al processo produttivo di un atto, o più genericamente di una causa, nell’ambito dello studio stesso e in caso di possibili collaborazioni esterne. Non esiste un’organizzazione perfetta, ma ci sono esempi di strutture, che grazie alla migliore combinazione di risorse, umane e materiali, riescono ad ottenere vantaggi competitivi duraturi, restando al passo coi tempi e con il mondo che le circonda.

Applicare nuovi concetti di gestione e organizzazione del lavoro nell’era del processo telematico significa raggiungere obiettivi impensabili solo qualche anno fa. Ottimizzare le risorse a disposizione dello studio, contenere i costi sfruttando al meglio strumenti informatici e telematici in grado di garantire il controllo della situazione, in tempo reale, fuori e dentro lo studio, sono tutti fattori che costituiscono preziose opportunità di crescita per il professionista avvocato.

In un momento di continua evoluzione come quello che stiamo vivendo, dovuto alla storica svolta introdotta con gli obblighi di legge del 30 giugno e del 31 dicembre 2014, è importante che ogni attore del processo, avvocato in primis, sia consapevole di dover procedere celermente al superamento di abitudini consolidate, spesso anche per pigrizia o fisiologica resistenza al cambiamento, perseguendo anche con celerità gli obiettivi sopra descritti. Certamente, in tal senso, la previsione pur condivisibile, causa mancato tempestivo adeguamento tecnologico degli ufficiali giudiziari, di escludere a tutt’oggi gli atti introduttivi dall’obbligo di legge in vigore ha prodotto e produce effetti negativi sul sistema in generale, in termini di efficienza, solo per il semplice fatto che in tal modo si è posticipato a data da destinarsi lo smaltimento del c.d. fascicolo “ibrido”, quel temibile mix che rappresenta il fascicolo telematico parzialmente cartaceo.

I professionisti che compongono lo studio legale devono essere in grado di ricreare una situazione nella quale il flusso del loro lavoro, da e verso il sistema Giustizia, ancorché informatizzato e telematizzato pur con i limiti di cui sopra, diventi trasparente rispetto ai processi produttivi tipici dello studio legale stesso.

Tutto ciò in un contesto di costante aggiornamento di un quadro normativo complesso e soggetto a diverse interpretazioni e interventi giurisprudenziali, da tenere sempre e comunque monitorato e in debita considerazione.

Un piccolo esempio di cosa dovrebbe fare un avvocato al passo coi tempi:

  • AGGIORNARSI (seguire un corso sul PCT, comprare un libro specializzato, informarsi su internet);
  • ORIENTARSI (consultare il sito dell’Ordine degli Avvocati o del Tribunale di riferimento, in ogni caso consultare fonti attendibili);
  • SCEGLIERE, IMPLEMENTARE E OTTIMIZZARE STRUMENTI (pc, scanner, PEC, FIRMA DIGITALE, SOFTWARE PCT, volenti o nolenti, sono necessari per qualsiasi studio legale a prescindere dal numero di professionisti o collaboratori impiegati);
  • CAPIRE COME FUNZIONA IL SISTEMA:
  • PEC: manutenzione, limiti di spazio e di gestione, consultazione web client e configurazione client su una o più postazioni, comunicazione e variazione dell’indirizzo da inoltrare all’ORDINE, controllo dei dati propri e altrui sul REGINDE e gli altri pubblici elenchi definiti dalla legge;
  • FIRMA DIGITALE: controllo dei certificati installati e della loro data di scadenza, creare un duplicato di sicurezza, disciplinare l’affidamento a terzi di mansioni che non prevedano la sottoscrizione di documenti, utilizzo della firma digitale fuori e dentro il PCT in tutte le sue forme (p7m, cades, pades, regole tecniche – DPCM)
  • DEPOSITO VIA PEC O SOFTWARE.

Un esempio di nuova ORGANIZZAZIONE dello studio legale:

A inizio giornata consultare la PEC e il LIVE-POLISWEB e ripetere l’attività a intervalli predefiniti, predisporre la documentazione per i depositi – tenendo cartelle ben distinte – sfruttando tutte le funzionalità dei software in dotazione per poter procedere a step, possibilmente non riducendosi alle ultime ore delle giornata nel caso in cui ci siano scadenze imminenti da rispettare, implementare dotazioni e procedure di sicurezza minime, comunemente ed erroneamente considerate optional (antivirus, firewall, backup), inoltre, se possibile moltiplicare i supporti (firma digitale), da gestire in base a determinate funzioni, eventualmente separando i supporti dedicati alla CONSULTAZIONE, possibile con fonti diverse, e alla SOTTOSCRIZIONE.

Conoscere e gestire il proprio account di PEC, configurare e utilizzare correttamente i supporti di firma digitale, così come i software dedicati al processo telematico, sono tutti adempimenti da considerare come base di partenza per poter svolgere al meglio qualsiasi attività nel processo civile (telematico) odierno; lo stesso vale per procedere alla notifica in proprio degli atti via PEC, per la gestione delle comunicazioni PEC in ricezione da parte degli uffici giudiziari abilitati, compreso l’ambito PENALE, quello AMMINISTRATIVO, quello TRIBUTARIO e perfino per le modalità di FATTURAZIONE (elettronica) VERSO LA PA.

Tutto è collegato a un prevedibile ulteriore sviluppo della CULTURA DELL’INNOVAZIONE che diventi BASE DI CONOSCENZA CONDIVISA dell’avvocatura nel MINOR TEMPO POSSIBILE; BASE sulla quale COSTRUIRE la fase successiva al processo telematico.

Infatti, altre IMPORTANTI sfide sono ormai di attualità e si presentano all’orizzonte.

  • CONSERVAZIONE DOCUMENTALE: le ultime normative tecniche vanno già inesorabilmente verso questa direzione e dettano regole precise alle quali adempiere;
  • CLOUD: condivisione delle informazioni e dei documenti in una nuova forma di comunicazione con il cliente, nuova interlocuzione con il sistema Giustizia per quanto riguarda la gestione degli allegati, soprattutto voluminosi;
  • TECNICHE DELLA REDAZIONE DEGLI ATTI: il PCT non deve essere una semplice trasposizione di un semplice flusso documentale da CARTA a FILE, bensì costituire l’insieme di dati e informazioni che possiamo considerare un patrimonio utile per tutti gli attori del processo e, in generale, per ottenere ulteriori vantaggi in ambito giudiziario, possibilmente con l’obiettivo di poter lavorare tutti in modo migliore.

In conclusione, in relazione ai temi descritti nei punti elencati e per poter dar corso nel prossimo futuro a una ulteriore svolta nell’organizzazione e nella gestione dello studio legale e a un nuovo modo di rapportarsi al processo civile (telematico), è inevitabile che il legislatore avvii una revisione sistematica delle norme del PCT da far confluire in un TESTO UNICO dedicato alla materia, coordinato con il CPC e armonizzato con il CAD e tutte le norme di innovazione collegate.